Қызметтік хаттарды безендірудің жалпы ережелері. Құрылымы. Қызметтік хаттарды жазудың кең тараған үлгілері.

Әдетте хаттар баспада дайындалған арнайы бланкаларда жазылады. Бланк форматы — А4 210×297 мм. Кейде A3 және А5 форматтары (210×297 мм және 210×135 мм) да қолданылады. A3 форматы қызметтік хаттарға үлкен көлемді қосымша немесе иллюстрация, таблица берілген жағдайда қолданылады. Бұл форматтың (A3) көлемі стандарт форматтан (А4) екі есе үлкен болады.

Ал А5 (жарты) A3 форматынан екі еседей кіші көлемде, бірінші кезекте жолдама хаттар жазу үшін, анықтама жазу үшін қолданылады.

Қызметтік хат жазуда кең тараған формат түрі А4 болый қала береді. Төмеңде осы формат түріне жазылатын хат түрлеріне тоқталамыз. Қазіргі кезде хаттарды машинкамен басудан гөрі, компьютерлік техника қолдану белең алды. Қызметтік хаттар ды басып шығару технологиясы өзгергенімен, оларды жазу әдісі, безеңдірілуі, хат мазмұнын беру тәсілдері оңдаған жыл-дар бойы қалыптасқан дәстүрінен көп өзгерген жоқ. Олардың негізгілеріне тоқталып өтейік:

1. Машинкада немесе компьютерде басып шығарылған хат мәтіні қолжазбадағы нұсқасымен дәл болуы керек. Басып шығарғаннан кейінгі мәтін міндетті түрде қолжазба мен салыстырыла отырып тексеріліп, қателері жөнделеді.

2. Құжат қатесіз болуы керек. Тексеру барысында  кездескен қателерді коррекс-штрихпен түзеткеннен гөрі машинкамен қайта басқан немесе компьютерлік техника жетістігін пайдалана отырып қайта шығарып алған дұрыс Өшіргіш, лезвие, коррекс-штрих тәсілдерімен түзету уақыт тығыз болған жағдайда ғана пайдаланылады.

3. Қызметтік хаттың стилі ресми әрі түсінікті болуы керек. Құжат дайындалып болып, оны қайталап оқып шығу барысында стилистикалық қателері жөнделіп, редакцияланады. Қайталаулар мен шұбалыңқы тіркестер алынып тасталады немесе керекті мәлімет қосылады. Редакцияланған құжат басуға берместен бұрын тағы бір рет оқылады. Бәрінің анық, дәл, түсінікті берілгеніне   көз жеткізілгеннен соң ғана басып, қол қоюға беріледі.

4. Текст оңай оқылатындай болуы үшін ол бояуы қанық, үлкендеу шрифтімен басылуы керек. Бөлімдердің арасында қалдырылатын бос орын аса қажет жағдайда: кіріспе,.негізгі, қорытынды бөліктерді көрсету үшін т.б. аса керекті кезде ғана қалдырылуы керек. Мұндай бір қарағанда уақ-түйек көрінетін нәрселер хатты оқыған кезде оның мазмұнын тез әрі терең түсінуге көмектеседі.

5. Қызметтік хат жазғанда оның қағазына да көңіл бөлінуі керек. Тап-таза, бүгілмеген, сызылмаган, аппақ қағазға жазылған хат, әрине, сіз туралы жақсы әсер қалдырады. Сарғайып кеткен, я болмаса сүр түсті қағазға жазылған хат сіздің салақтығыңызды, сараңдығыңызды көрсетеді. Бетінде дақтары, қаламның, саусақтың іздері қалған қағазға жазылған хат та сіздің ұқыпсыздығыңыздан хабар берері анық.

6. Қызметтік хаттарға қол қою үшін шарикті қалам емес, сиялы қалам пайдалану керек. Әрине қаламыңыздың ұшы өткір, бояуы қанық болғаны дұрыс. Құжатқа қол қойған кезде сіздің фамилияңыздың алғашқы төрт әріпі анық көрініп тұруын да ескерген жөн.

Бланкіде көрсетілетін барлық қызметтік информация: тіркеу нөмірі, дата т.б. арнайы штамппен қойылуы немесе машинкамен басылуы керек. Бұлардың ешқайсысы болмаған жағдайда ғана қолмен жазылады.

Қызметтік хаттың құрылымы. Қызметтік хатты жазудың қалыптасқан тәртібі бар. Ол әркез сақталуы керек. Әдетте хат мынадай бөліктерден тұрады:

1. Тақырыбы

2. Датасы

3. Хат жолданып отырған мекеменің аты мен адресаттың аты-жөні.

4. Кіріспе сөз

5. Хаттың жалпы мазмұн, мақсатын көрсететін бөлік

6. Негізгі мәтін

7. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері

8. Жіберушінің қолы

9. Қосымша (приложение) берілстін болса, оған сілтеме

10. Қосымша (приложение)

11. Құжатты дайындаушы, жіберуші туралы мәлімет

12. Постскриптум (хаттың аяқ жағына қол қойғаннан кейін

— «P.S.» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылған сөздер)

Хат жазылатын қағаздың сол жақ шетінен кемінде 2 см-дей орын қалдыру керек. Бірақ көп жағдайда 3-4 см қалдырылады. Себебі хат қандай қалың іске тігілсе де 3-4 см қалдырылған орын оны тігілген жерінен оңай тауып, қиындықсыз оқуға мүмкіншілік береді.

Хат жазылатын қағаздың оң жақ шетінен кемінде 1 см орын қалдырылады. Ал төменгі және жоғарғы жағынан қалдырылатын орын біркелкі, кемінде 2 см. Бүл хат мәтіннің таза сақталуына, кейін іске тігілгенде беттердіи. шетіне қол көп тиетін болғандықтан хат мазмұнының өшірілмей сақталуына, хатпен таныса отырып шетіне қосымша белгі қоюға септігін тигізеді.

Хат қағаздың я бланкінің бір жақ бетіне ғана жазылады. Мүмкіндігінше хат мазмұнын бір бетке  сыйдырған дұрыс. Егер хат бірнеше беттен тұратын болса, бет нөмірі қағаздың оң жақ жоғарғы бұрышына қойылады.

Енді жоғарыда айтылған хат бөліктерінің әрқайсысына жеке-жеке тоқталайық.

Тақырып. Егер хат фирмалық бланкке емес, таза кағазғв жазылса жоғары жағына алдымен мекеменің толық аты, мекен-жайы, телефон нөмірі жазылады. Қажет болған жағдайда мекеменің немен айналысатыны да көрсетіледі. Айтылған мәліметтер қазақ тілінде, қажет жағдайда қосымша орыс немесе ағылшын тілінде беріледі.

Егер мекеме мен адресат арасында хат жазысу үнемі болып тұратын болса, онда қағаз бетінің орташа тұсына келген хаттың нөмірі мен датасына сілтеме жасауға болады. Мысалы: «Сізден 1999 жылы 16 желтоқсанда келіп түскен шығу нөмірі 1007-хатқа орай «.

Мерзімі. Хат жазылып отырған күн қағаздың оң жақ бұрышында көрсетіледі. Хат жазылған ай цифрмен емес жазбаша көрсетілгені дұрыс. Себебі цифрды тез шатастырып алуға болады, оның үстіне кейбір елдерде бірінші цифр жазылған күнді емес айды білдіреді.

Хатты алушы мекеменің аты мен мекен-жайы. Тақырыптан кейін хат жолданып отырған мекеменің аты, келесі жолға адресаттың аты-жөні жазылады. Ер адамға аты-жөнінен кейін мырзаға, әйел адамғаханымға деп жазуға болады.

Адресат лауазымын көрсеткен жөн, бірақ міндетті емес.

Егер адресат лауазымы көрсетілетін болса, мырза, ханым сөздері жазылмайды. Егер адресат фамилиясын білмесеңіз, лауазымын ғана көрсетуге болады. Мысалы, Республикалық «Жас алаш» газетінің редакторына,немесе, N 105 орта мектептің директорына т.с.с.

Егер бір хат бірнеше адамға жіберілетін болса немесе көшірмесі басқа адамға да жіберілетін болса, ол міндетті түрде бірінші экземплярда көрсетілуі керек. Хаттың көшірмесін жібермес бұрын оның көшірме екендігін ес-керткен жөн. Сонда ол хатты алған адам басқа да мүдделі адамдардың бар екендігіне сенімді болады. Хат көшірмесінің кімдерге жіберілгенін атап көрсете отырып, олардың санының шектеулі екендігінен де және дәл кімдерге жіберілгенінен де мағлұмат бере аласыз.

Хат алушының адресін жазу ережесі жалпыға бірдей: почта индексі, ел аты (мемлекет), елді мекеннің типі (қала, поселок, аудан орталығы т.б.) және аты (Апматы, Талдықорған, Ақсу т.б.) көше, алаң, проспект аты(Достық даңғылы, Жаңа алаң, Республика алаңы, Манас көшесі т.б.) үй нөмірі (егер хатты алушы ұйым үлкен ғимаратты түгел иемденбесе). Алыс шетелдерге жіберілетін хат мекен-жайының жазылуы сол елдердегі адресацияның ішкі ережелеріне сәйкес болуы керек.

Кіріспе сөз. Ресми кіріспе сөздің қабылданған стандарт формалары бар. Егер сіз респоңдентпен бұрыннан өте жақын қарым-қатынаста болсаңыз ресми кіріспе сөзді біраз жұмсартып қолдануыңызға болады.

Кіріспе сөз мекеме, ұйымға да, ұйым басшысына жеке де қарата айтыла береді. Кіріспе сөз азат жолдан бастап жазылады. Мысалы,

«Құрметті мырзалар!»

«Мырзалар!»

«Құрметті М.С.Болотов мырза!»

«Құрметті Р. Оразаева ханым!»

«Аса қадірлі Т. С. Садықов мырза!»

«Аса құрмет тұтатын Р. С. Тазабеков мырзаға!»

Айырықша жағдайда болмаса аса қадірлі, терең құрмет тұтатын сөздері жиі қолданылмайды. Әдетте қызметтік хаттарда құрметті сөзі жазылады. Аса құрметті, аса құрмет тұтатын сөздері өзіңіз жақсы білетін, жеке тұлғаларға хат жазған да қолданылады. Қызметтік хаттарды жазғанда әртүрлі жағдайлар кездеседі. Егер сіз мекемеге хат жаза отырып, хатқа сол мекемедегі нақты бір тұлғаның (адамның) назар аударғанын қаласаңыз, бірақ дәл сол адамның атына тікелей жазуды орынсыз деп тапсаңыз қағаздың оң жақ бұрышына, жеке жолға      «Ф. С.Әбішев мырзаның назарына «, » Г.И.Маратова ханымға, т.б. деп жазуға болады.

Корреспонденцияны қабылдап алып, таратушы адамның көзіне бірден түсу үшін бұларды үлкен шрифтімен беруге болады, сонда ол сіз назар аударуын қалаған адамның қолына жылдам тиеді.

Хаттың жалпы мазмұн, мақсатына нұсқау. Көп жағдай да негізгі мәтіннен бұрын хаттың жалпы мазмұн, мақсатын білдіру үшін қысқаша мәлімет жазылады. Бұлкіріспе сөзден кейін бір интервал жіберіп барып қағаздың оң жақ шетіне жеке жолға жазылады. Мысалы: «N17 тапсырыстың орындалуы жайлы», «Мағзұмов Б.Б. ісіне байланысты», «Қысқы сессияның қорытындысы жайлы «т.б.

Бұл да корреспонденцияларды іріктеу кезінде қызметкердің назарын аудару үшін орташа шрифтімен жазылады. Сілтемелер қысқа, әрі нақты болуы керек.

Негізгі мәтін. Қызметтік хаттардың түрлері өте көп, сондықтан оның жиі кездесетін түрлеріне келесі бөлімдерде арнайы тоқталамыз.

Хатты жазбас бұрын мына жағдайларды ескеру керек:

1. Хатты жазудағы мақсатыңызды тағы да еске түсіріңіз. Бұл мәселені хатсыз шеше алмайтындығыңызға тағы да көз жеткізіңіз. (Мысалы, бұл мәселені телефон арқылы шешудің мүмкіндігі жоқ па? Ол адаммен кездесу кезінде шешудің сәті түспей ме? Немесе сіз респондент өтініші бойынша жазбаша жауап беруге тиістісіз бе? т.б.) Тек осы дан кейін ғана хатты қандай мазмұнда жазуды ойластырыңыз, осылайша сіз қажетсіз хатты жазбайсыз, уақытыңызды да шығындамайсыз.

2. Хат мәтінін жазуға керекті материалдарды дайындап алыңыз. Олар: анықтамалық және статистикалық материалдар, қаралып отырған мәселеге байланысты әдебист я құжаттар, соңғы кезде ол мекемеден я адамнан келін түскен хаттар, керек болған жағдайда орфографиялық сөздік. Керекті материалдарды өз жұмыс столыңызға қолдануға ыңғайлы етіп орналастырыңыз.

3. Бұған арнайы уақыт бөліңіз. Хат дайындап отырған кезде сізді алаңдатпауын өтініңіз. Телефон, факсті уақытша ажыратып қойып, сізге келген хабарлар мен телефонға жауап беруді хатшыға я басқа қызметкерлерге тапсырыңыз.

4. Қажетті кеңсе заттарын немесе компьютерді жұмысқа дайындап қойыңыз. Хат дайындап отырған кезде кейбір ұсақ-түйекті іздеуге, кемшіліктерді түзетуге уақыт кетірмес үшін барлық қажетті заттарды алдын ала дайындап қойыңыз. Сізге ең қажетті заттар: қара сиялы, толық пасталы қалам, жақсы ұшталған қарындаш, бірнеше парақ қағаз, сызғыш, штрих-код, өшіргіш, хаттың көшірмесін алатын дискета.

5. Егер хатқа қосымша (приложение) дайындалатын болса оған да жеткілікті мән беріліп, уақыт бөлінуі керек.

6. Хатты қашан дайындап, бастырып, қай күні жіберу керектігін жауапты қызметкерге тапсырыңыз. Оның өз мерзімінде орындалуын қадағалаңыз. Жауапты адамнан маңызды деген хаттардың дайындалу, жіберілу барысын мәлімдеуді өтініңіз.

Қызметтік хаттың мазмұнына қатысты кейбір кеңестер:

1. Қызметтік хаттың қолжазбасы дайындалғаннан кейін оны үш бөлімге бөліп қарастырыңыз. Бірінші — кіріспе бөлім, екінші — негізгі фактілер берілетін бөлім, үшінші -қорытынды, негізгі ұсыныстар, шешімдер, нұсқаулар айтылатын бөлім.

2. Кіріспе бөлімде (хаттың мазмұнына сілтеме) жалпы хат мазмұнында айтылатын негізгі ойды ашатын, хат мақсатын анық көрсететін бір-екі сөйлемнің болуына көңіл бөліңіз.

3. Негізгі фактілер келтірілетін яғни констатациялаушы бөлімінде істің жалпы жағдайына тоқталыңыз, негізгі мәселелерді анық көрсетіңіз. Сізге келіп түскен хатта респонденттің сұрақтары болған болса, оған жауап беріңіз. Егер істелген іс жайлы жазатын болсаңыз, оған қысқаша баға беріп кетіңіз. Шешілмеген мәселелерді бөліп жазыңыз, себебін қысқаша түсіндіріңіз.

4. Қорытынды бөлімде айтылып отырған мәселеге байланысты ұсыныстар айтылады немесе нұсқаулар беріледі. Тапсырма, бұйрықтар болса нақты беруге тырысыңыз. Сөйлемдеріңіз шұбалыңқы, көп сөзді болмасын. Қаржы мәселесін шешуге, нақты бір тапсырманың орындалу мерзімін көрсетуге қатысты жағдайлар болса, алдымен әбден ойланып алыңыз.

5. Құжат мәтінін түзетіп, редакциялағаннан кейін қайталап оқып шығыңыз. Неше дана керек екендігін деескертуді ұмытпаңыз. Қосымшалар болса, олардың тізімін жасағаннан кейін, хаттың қолжазба нұсқасымен келісетіндігіңізді жазбаша көрсетіп, мәтінді басуға жіберіңіз. Хат басылып, қол қойылғаннан кейін оны жіберуді жауапты адамға тапсырыңыз. Белгілі бір уақытқа дейін (керекті мерзім біткенше) құжаттың қолжазбасы мен бірінші данасын өзіңізде сақтаңыз.

Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілікті сақтау сөздері. Хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздері күнделікті қолданылатын «Сау болыңыз!», «Жақсылықпен кездесейік.'»тіркестерінің орнын ауыстыра алатып ресми, стандартты сөздер болуы керек. Оларды қолдану және қандай түрде қолдану сіздің адресатпен арадағы қарым-қатынасыңыздың дәрежесіне байланысты. Бұл сөздер хаттың негізгі мәтіні жазылып біткеннен кейін азат жолдан басталып беріледі. Сыпайыгершілік сақтау сөздері мекемеге де, жеке адамға да қарата айтыла береді. Хат түріне қарай «Құрметпен…», «Аса құрметпен…», «Құрмет тұтушы…’\ «Аса құрмет тұтушы…», «Ерекше құрмет тұтушы…» т.б. сөздер қолданылады.

Жіберушінің қолы. Хаттың бұл бөлігінде жіберушінің рес­ми қызметі, аты-жөні жазылады және қолы (факсимиле) қойылады. Жіберушінің қызметі туралы мәліметтер толығымен хаттың басында келтірілген ұйым туралы мәліметтермен сәйкес болуы керек. Жіберушінің ресми қызметі, аты-жөні және қолы хатты аяқтай келе айтылатын сыпайыгершілік сақтау сөздерінен кейін жазылады.

Егер хатқа қол қоятын адам бірнешеу болса олар иерархиялық  принцип бойынша (лауазым дәрежесіне қарай) жазылады.

N 34 гимназияның

директоры ___________          ______________________________________

                                           (колы)                                                         (аты-жөні)

 

 

 

N34 гимназияның

лаборатория меңгерушісі___________          ________________________

                                                                             (колы)                                                         (аты-жөні)

 

Ал қол қоятын адамдардың қызмет дәрежесі бірдей болса, алфавит тәртібімен жазылады.

Қосымшаларға сілтеме. Жолдама хатта көрсетілген мәліметтің бәрі қосымша болып есептеледі. Қосымша бірнешеу болса, оның тізімі жасалады. «Қосымша» я «Қосымшалар» сөзі беттің сол жақ шетіне жазылады. Қосымшаларға тізім жасап, оларды атап көрсету кезінде мынадай қарапайым ережелерді есте ұстаған жөн:

1. Қосымшада келтірілген құжаттарды мынадай ретпен тізген жөн:

1) маңыздылығына қарай, яғни тізім ең маңызды құжаттан бастап жасалып, ары қарай тізіле береді;

2) егер құжат маңызы мен мазмұны жағынан бірдей бол­са, онда көлеміне қарай тізімдеуге болады;

3) қосымшаларды алфавит тәртібімен да тізімдеуге бо­лады;

2. Қосымшаларды нөмірлегенде міндетті түрде «қосымша» деп жазу керек. Мысалы, қосымша-1, қосымша-2, қосымша-2 а т.б.

3. Қосымшада берілетін құжат аттары бас әріппен тырнақшаның ішіне жазылады. Құжат атын толық жазып жатпай-ақ ондағы негізгі сөзді атап көрсетсе де болады. Мысалы «Шарт», «Келісім жобасы», «Хаттама «т.б.

4. Шатастырмай, жоғалтпай сақтау үшін және тіркеуге жеңіл болу үшін көп бетті қосымшалардың бет көлемін көрсетіп қою керек.

5. Егер қосымшалардың ішінде құпия, көпшіліктің танысуына арналмаған құжаттар болатын болса, ол құжатпен танысуға кімдердің құқы бар екені атап көрсетілуі керек.

6. Бірнеше дана болып жіберіліп отырған қосымшалардың қай данасының кімге арналғандығын да көрсету керск. Мысалы, 1-данасы — адресатқа, 2-данасы — N 40 кәсіптік техникалық училище директорына, 3-данасы — іске тігу үшін.

 

Құжатты дайындаушы туралы мәлімет. Қызметтік хаттың бұл бөлігі құжатты дайындаушының кім екендігін міндетті түрде көрсету қажет болған жағдайда ғана толтырылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет қосымшалар тура­лы мәліметтен кейін көрсетіледі. Егер қосымшалар болма-са құжатқа қол қоюшы туралы мәліметтен кейін жазылады. Құжатты дайындаушы туралы мәлімет парақтың сол жағынан ұсақ қаріппен жазылады. Бұл мәліметке:

1. «Орындаушы» немесе «Кұжатты дайындаушы» деген сөз.

2. Құжатты дайындаушының аты-жөні.

3. Жұмыс телефоны.

4. Құжат дайындалған дата көрсетіледі. Мысалы: «Орындаушы Бердібекова А. С. жұмыс телефоны: 53-30-42

1999 жылғы желтоқсанның 3-і» немесе

«Құжатты дайындаған

Оспанов С.Д.

телефоны 47-30-31

11.01.98″

Құжаттың басқа бөлімдерін дайындаушылар туралы мәлімет те осы ретпен жазылады. Мысалы,

«Негізгі орындаушы —

Мағзұмов С.Д.

тел. 42-40-50

компьютермен терген —

Әдібекова Г.М.

тел. 42-40-53

қосымшаларды дайындаған

Асанбекова Д. С.

тел. 42-40-56

23.04.98.»

Құжатты дайындаушы туралы мәлімет беру іс жүргізуге жеңілдігін тигізеді. Құжат қайтып келген жағдайда, уақытша пайдалануға қайтып алынғанда немесе құжатты  қайта жасау, толықтыру керек болғанда оны тікелей орындаушыға қайтаруды да жеңілдетеді,

Постскриптум. Постскриптум — латын тілінен аударғанда «хаттың аяқ жағына, қол қойылғаннан кейін «p.s» таңбаларын қойып тұрып, одан кейін жазылатын сөз немесе мәтін» деген мағына береді.

Постскриптум қызметтік хаттарда мынадай екі жағдайда ғана жазылады.

1. Адресатқа міндетті түрде жеткізілуі тиіс мәлімет хаттың негізгі мазмұнында айтылмай қалса, хат дайындалып қол қойылып қойса, қойылған қолдан кейін «p.s.» белгісі қойылып, қосымша айтылатын мәлімет жазылады. Бұдан кейін қайтадан қол қойылады.

2. Хат мазмұнында айтылған ақпарат, мәлімет өзгерген жағдайда да қойылған қолдан кейін «p.s.» белгісі қойылып жаңа ақпарат жазылады. Ол да қайтадан қойылған қолмен расталады.

Хатты жедел жіберу қажет болған жағдайда постскрип­тум қолмен жазылады. Қол койылып, датасы көрсетіледі.

«p.s. 4-квартал бойынша жасалған есепті жаңа гана қабылдап алдым. 1999 жылғы желтоксанның 31-і сағ. 1730«

__________________________________________________________________

(сигнатура, факсимиле)

 

«p.s.» Шұғыл жолсапарға шығуға тура келіп тұр. Сондықтан  2 аптаға дейін сізбен кездесе алмаймын. Кездесу уақытын қосымша хабарлаймын. 22. 04. 98.

Кұрметпен

__________________________________________________________________

(сигнатура, факсимиле)

Кейбір күрделі, күтуге келмейтін, тығыз жағдайларда постскриптум қайталап та жазылады. Онда «P.p.s.» — постпостскриптум белгісі қойылады. Оның жазылу реті де дәл жоғарыда айтылғандай.

Қызметтік хаттар өзіне тән ресми, кеңселік стильмен ғана емес, тұрақты қолданылатын, қалыптасқан сөздер, сөз тіркестерімен және өзіне тән терминдердің жиі қолдалнылуымен де ерекшеленеді. Қызметтік хаттарды өзіне тән қалыптасқан стилімен, сөз қолданыстарымен жазбайынша оның мазмұны күңгірт, мақсаты белгісіз болады. Хатты алушының түсінуіне да қиындық туғызады. Қызметтік хат­ты сауатты жазу, сөздер мен сөз орамдарын орынды қолдану әркез есте болғаны жөн.

Жазылу мақсатына, хатта айтылатын мәселенің ерекшелігіне байланысты қызметтік хаттың бірнеше түрі болады. Олар:

а) ресми хаттар ә) жеке хаттар

б) ұсыныс, кепілдемелік (рекомендациялық) хаттар

в) сұрау салу хаттары

г) шағым хаттар

д) жолдама хаттар

Ресми хаттар. Белгілі бір ортаның атқаратын жұмыстарына байланысты мәселелер жазбаша қарастырылады. Олар ресми түрде мекеменің атынан жазылады және қызметтен тыс мәселені қозғамайды.

Қызметтік жеке хаттар. Бұл хаттардың ерекшелігі ай­тылатын мәселе өрісінің кеңдігі және қызметтен тыс мәселелерге де арналатындығы. Дегенмен де қызметтен тыс мәселелер, адамның өз қызметімен, ұйымның атқаратын қызметімен шеше алатын мәселелер өрісімен тікелей байланыста болады. Бұл хаттар жеке тұлға атынан жазылады.

Ұсыныс хаттар. Бұл хаттар бір мақсатта ғана жазыла­ды: қызметкерді белгілі бір орынға, қызметке ұсыну жөнінде басшыға ұсыныс жасау. Аталған қызметкердің сол орынға лайық екендігіне кепілдеме беру. Хат ресми, өзіне тән құрылымы сақталып жазылады. Бұл хатқа ұсыныс жасаған тұлға ғана қол қояды.

Сұраныс хаттары. Бұл хаттар да бір ғана мақсатпен жазылады: мекемеден керекті ақпаратты немесе белгілі бір құжатты жіберуін сұрау. Сұраныс хатқа мекеменің жауапты адамы қол қояды.

Шағым хаттар. Белгілі бір мекеменің немесе мекеме қызметкерінің заңсыз іс-әрекетін көрсету, соған орай шара қолдануды сұрау мақсатында жазылады. Хат мазмұнының негізгі құндылығы онда көрсетілетін фактілерге байланыс­ты. Шағым хатқа шағым беруші адам, кейде хат мазмұнына байланысты мекеменің жауапты қызметкері де қол қояды.

Циркуляр хат. Ведомстволық жағынан бағынышты барлық мекемелерге бір мезгілде жөнелтілетін хат. Олар негізінен тапсырма беру сипатында болады.

Жолдама хаттар. Құжатпен бірге жіберілетін қосымшаның немесе қосымшалардың құрамы, мазмұны, көлемі, саны жайлы мәліметтер көрсету үшін жазылады. Бұл хат­тар көрсетілген ақпараттың дәлдігімен ерекшеленеді. Жол­дама хатқа мекеме басшысы қол қояды.

Хатты жазып отырғанда онда келтірілетін фактілер мен айтылатын мәселенің маңыз, мазмұнына ғана емес, өзіңіздің оны қалай беріп, жеткізіп отырғындығыңызға да назар аударыңыз. Әрбір хатты жазғанда қалыптасқан стильдік нормадан ауытқымаған жөн.

 

Үлгі

 

Жолдама хат

 

Қазақ мемлекеттіқ

ғылыми-техникалық ақпарат ғылыми-зерттеу институтының директорына

Абай атындагы Алматы мемлекеттік универсшпетіндегі (филология ғылымдарының докторы ғылыми дәрежесін алу үшін диссертация қорғайтын ДР 14.05.04 диссертациялық кеңес 10.02.02 — қазақ тілі мамандығы бойынша Оспанова Өміргүл Ақанқызының «Қазақ тіліндегі көсемшенің мағынасы мен қызметінің дамуы «атты кандидаттық диссертация жұмысын және авторефератының 2 данасын мемлекеттік тіркеу мен микрофильмнен өткізу үшін жіберіп отыр.

Диссертацияның қорғалған күні 11 наурыз 1999 жыл.

 

Диссертация кеңес

төрайымы, филология

ғылымының докторы,

профессор ___________                     _________________

(қолы)                                                      (аты-жөні)

 

 

 

Үлгі

 

Қызметтік хат

 

Абай атындағы Алматы мемлекеттік университеті. 480100, Алматы қаласы, Достық даңғылы, 13. тел. 91-33-77

 

К/гзақстан Республикасы Ғылым академиясы А.Байтұрсынов атындағы      Тіл білімі институтының

директоры_______________________мырзаға

(аты-жөні)

Абай атындағы Алматы мемлекеттік университетінің филология ғылымдарының докторы ғылыми дәрежесін алу үшін диссертация қорғайтын кеңес шешімімен (хаттама N11, 10 ақпан 1998 жыл) Сіз басшылық жасап отырған А.Байтұрсынов атындағы Тіл білімі институты мына диссертацияға жетекші ұйым болып бекітілді: Бейсембекова Жұлдыз Сардырбекқызының «Қазіргі қазақ тіліндегі бұйрық райдың парадигмасы мен мағыналық құрамы » атты кандидаттық  диссертациясы, 10.02.02. —қазақ тілі мамандығы бойынша.

Осыған орай аталған диссертацияны Сізге жіберіп отырмыз, оның қорғалуы 18 наурыз 1998 ж. белгіленді. Оған мына мерзімге дейін пікір беруіңізді өтінеміз: 06 наурыз 1998ж. Жетекші ұйым басшысының қолы елтаңбалы мөрмен бекітілуге тиіс. Пікірде кеңейтілген түрде мынадай тұстарға жауап беруіңізді сұраймыз:

1. Зерттеу тақырыбының өзектілігі және оның жалпы ғылымдармен және жалпы мемлекеттік бағдарламамен байланысы.

2. Диссертаңияның «Ғылыми дәрежелер мен ғылыми атақтар беру туралы Ереженің»үшінші бөлімі қоятын талаптарға сәйкестігі.

 

Диссертациялык кеңестің ғалым

хатшысы, филология ғылымының

кандидаты, доцент     ___________                     _________________

(қолы)                                                       (аты-жөні)